20 Окт
Аутсорсинг печати: все включено...
Управление офисной печатью — УОП, в бизнесе же более распространено англоязычное название — Managed Print Services (MPS), которое подразумевает централизованное управление парком оборудования печати и копирования (принтерами, многофункциональными устройствами, копирами и факсами) силами внешней специализированной компании.
«Непрофильные для вас процессы для других являются основными. Не владейте столовой — пусть ей владеет сеть кафе и ресторанов», — так экс-глава General Electric Джек Уэлш образно, но точно охарактеризовал аутсорсинг. — Они по определению никогда не будут привлекать вашего внимания. Мы отдали эти процессы тем, кто заинтересован в наилучшем их выполнении». Да, это и есть аутсорсинг!
Офисная печать с ее многочисленными простыми по сути, но сложными по форме процессами — не исключение для сферы аутсорсинга. Индустрия печати и обработки изображений десятилетиями развивалась вокруг продаж оборудования. Но сегодня для крупных компаний с основным бизнесом по продаже оборудования и сопутствующим сбытом расходных материалов настали иные времена. Рынок становится сервис-ориентированным. Уже недостаточно просто осуществлять техническое обслуживание и периодически выезжать на ремонт. Сегодня аутсорсинг печати — это целый микс из поставки парка оборудования, большого перечня интегрированных услуг и консалтинга, который затрагивает в том числе и производительность труда.
Управление офисной печатью — это возможность платить за результат, а не за инструментарий. Нагляднее всего это утверждение иллюстрирует пример с холодильником и вырабатываемым им холодом. Куда выгоднее платить только за последнее. Аутсорсеры данное желание заказчика прекрасно понимают, поэтому на российском рынке предлагают различные виды контрактов: покопийные, постраничные, клик-контракты. Пользователь платит за фактически напечатанные страницы (сделанные копии, полученные факсимильные сообщения), как правило, ежемесячно. При этом исчезает такая головная боль, как забота о закупке расходных материалов. Нет дополнительной нагрузки на собственный ИТ-персонал, нет необходимости самостоятельно менять расходные материалы, разбираться с появлением ошибок печати, мелким или крупным ремонтом, заменами, модернизацией и стратегией развития в этой области.
Со стороны виднее
Самой компании бывает крайне сложно объективно оценить текущую эффективность функционирования того или иного вспомогательного бизнес-процесса, определить потенциал его роста и выработать меры для повышения эффективности. В случае с печатной инфраструктурой причина такого положения дел кроется в особенностях организационной структуры компаний. Составляющие затрат настолько разбросаны между различными организационными единицами и бюджетами, что ответить самой компании на вопрос «Сколько стоит страница документа?» практически невозможно. Поэтому первым шагом на пути оптимизации должно стать обследование офисной инфраструктуры и процессов. Проведение такой работы сторонними консультантами позволяет составить объективную картину документооборота, определить цели, ограничения и бизнес-требования заказчика. Затем формируются предложения по оптимизации документооборота, которые базируются на проверенных решениях.
Максимальная ответственность
После того, как план и финансовая модель оптимизации инфраструктуры согласованы, заключается договор на управление. Следует отметить, что аутсорсер должен взять на себя ответственность за свои рекомендации. Достижение уровня экономии, который определяется при проведении анализа инфраструктуры, финансово гарантируется в рамках договора на управление.
В течение срока действия договора поставщик управляет согласованными изменениями инфраструктуры, соответствующих процессов и процедур, включая осуществление всех необходимых коммуникаций внутри компании; отвечает за работоспособность всей существующей офисной техники вне зависимости от марок и производителей. Нет необходимости отвлекать внутренних ИТ-специалистов от важных для компании проектов — все операции от ремонта техники до закупки расходных материалов можно передать на обслуживание. В контракте можно также предусмотреть, чтобы сотрудники не отвлекались даже на загрузку бумаги.
Сегодня большинство игроков российского рынка услуг аутсорсинга управления офисной печатью — системные интеграторы, для которых это не является основным бизнесом. Поэтому нередко у заказчика возникают вопросы об уровне предоставления услуг: какова скорость реакции на инцидент, какова продолжительность ремонтов, эффективно ли организована поставка расходных материалов?
Отдать и не жалеть. Экономика
Передача управления офисной инфраструктурой в ведение сервис-провайдера дает возможность заказчику сэкономить до 20-30% и более от затрат на печать. Можно начать получать экономию без крупных инвестиций уже в первый год управления. Такая экономия достигается во многом за счет «покопийной» системы оплаты, принципа «все включено», а также особой системы контроля затрат.
Предлагаемые сегодня схемы ценообразования позволяют выявлять и перераспределять все затраты (включая косвенные) на офисную инфраструктуру и связанные процессы по подразделениям с точностью до сотрудника. По окончании месяца заказчику предоставляется отчет о распределении суммы счета по центрам затрат, рассчитываемый в соответствии с согласованным алгоритмом.
Защита документов
Коммерческая значимость крупных проектов, затрагивающая интересы регионов, а порой и государств, определяет то, что в документах крупных компаний традиционно высока доля конфиденциальной информации, утечка которой может поставить под угрозу не только реализацию отдельных проектов, но и интересы бизнеса, репутацию компании в целом. Одним из способов решения данной проблемы служит специальная система учета копировальных и печатных работ с возможностью просмотра образов копируемых и печатаемых документов и получением информации о том, кто, когда и на каком оборудовании произвел печать или копирование документа. Данное решение включает в себя авторизацию пользователей при помощи бесконтактных электронных карт (например, электронных карт контроля доступа, применяемых в компании); учет копировальных и печатных работ; просмотр электронных образов и атрибутов печатаемых и копируемых документов соответствующими сотрудниками; управление доступом пользователей к печатному и копировальному оборудованию; расчет стоимости копировальных и печатных работ.
Более того, в каждую страницу документа при печати можно добавить невидимые пользователю метки с информацией о содержимом листа, его авторе, версии, грифе секретности. Именно эти метки и не позволят инсайдеру скопировать или отправить по почте важный документ внутри организации — автоматически работа будет заблокирована, а информация о попытке неавторизованной работы с секретным документом, содержащая метаданные о документе, сотруднике, времени инцидента, будет отправлена в службу безопасности.
Внедрение
Выделяется три этапа внедрения УОП:
  • контроль — аутсорсером под контроль берется парк печатающего оборудования;
  • оптимизация — аутсорсером оптимизируется работа имеющегося парка. Все аппараты работают в оптимальном режиме, без простоев и перегрузок; обеспечивается удобство, производительность, рациональное использование рабочего времени, площадей, расходных материалов, иных ресурсов;
  • улучшение — новые внедряемые решения по управлению документооборотом повышают эффективность основных бумагоемких бизнес-процессов.
Немного статистики
Согласно сводке IDC Central and Eastern European Quarterly Hardcopy Peripherals Tracker, в четвертом квартале 2009 года на российский рынок было поставлено 1097323 принтеров, копиров и МФУ общей стоимостью 228,45 млн. долларов. Впервые за последние шесть кварталов IDC констатировал рост этого рынка как в штучном, так и в денежном выражении. На 4-й квартал 2009 года пришлось 36% годовых поставок, что превзошло первичные прогнозы IDC.
В целом по 2009 году поставки в струйном сегменте (основными покупателями которого были и остаются домашние пользователи) снизились несколько меньше, чем в лазерном (корпоративном). Причина тому — увеличение спроса на струйные устройства со стороны малого бизнеса, стимулируемое снижением цен на модели данной группы. Также стоит отметить увеличение интереса к струйным моделям, рассчитанным специально для небольших рабочих групп и обеспечивающим цветную печать по более низкой стоимости.
По прогнозам IDC, увеличивающаяся необходимость в цветной лазерной печати и низкое насыщение рынка такими устройствами приведет к увеличению поставок цветных лазерных принтеров и МФУ. «Итоги квартала вселяют оптимизм, однако говорить о восстановлении рынка можно лишь с оговоркой — и в струйном, и в лазерном сегменте наибольшим спросом пользуются дешевые и менее скоростные устройства, — отмечает Алина Селиверстова, аналитик IDC Russia по устройствам печати. — К тому же с конца 2008 года в черно-белом лазерном сегменте мы наблюдали резкое смещение спроса от МФУ к принтерам, и об обратной тенденции, к сожалению, пока говорить не приходится. Корпоративные заказчики по прежнему уделяют большее внимание не цене отпечатка и стоимости владения, а экономии в краткосрочном периоде».
Итоги 2009 года подтверждают прочность позиций ключевых игроков рынка. Пятерка лидеров (HP, Canon, Epson, Samsung и Xerox) контролировала 94% рынка в штучном выражении. Совокупная доля этих компаний на протяжении последних нескольких лет только увеличивалась.
IDC ожидает, что российский рынок печатающих устройств в 2010 году вырастет на 13% в штучном и на 11% в денежном выражении. Увеличение объема поставок будет дополнительно простимулировано необходимостью ряда ключевых игроков рынка увеличить свои складские запасы. В краткосрочной перспективе структура спроса останется без изменений — более дешевые и менее производительные устройства будут наиболее востребованы как домашними, так и корпоративными пользователями. Однако первые будут чаще обращать свое внимание на недорогие МФУ, а у корпоративных заказчиков в общем объеме закупок будут преобладать черно-белые лазерные принтеры начального уровня. В более отдаленной перспективе (с 2011 года) рынок будет расти большими темпами в денежном выражении — интерес к устройствам с более сбалансированной общей стоимостью владения и более низкой стоимостью отпечатка приведет к снижению доли самых дешевых устройств в общей структуре поставок.

18.06.2010, Галина Козорезова. Outsourcing.ru